BPM no futuro do varejo

Na esteira do aumento da renda e do poder aquisitivo da população brasileira, está a expansão do varejo. Dados da pesquisa Pyxis Consumo, do Ibope, de outubro de 2013, sinalizavam que em 2013 o consumo cresceria cerca de 10%, totalizando R$ 1,55 trilhão.  Na liderança, os gastos com alimentação dentro e fora do domicílio (R$ 378 bilhões), seguidos das despesas com vestuário (R$ 128 bilhões).

Comprovando essas estimativas, as 500 maiores empresas declarantes do Ranking Abras/SuperHiper registraram margem de crescimento de 12,9% em relação a 2012, resultado de receita conjunta de R$ 229,4 bilhões. Esse salto soma-se ao de 2012 sobre 2011, que foi da ordem de 11%, com faturamento de 203,2 bilhões. Juntas, todas as bandeiras nacionais registraram R$ 272 bilhões de montante nominal, volume 5,5% acima do período anterior.

Números da Associação Brasileira de Supermercados (Abras), de 2014, mostram que as vendas do setor supermercadista, em valores nominais, apresentaram crescimento de 7,90% em relação ao mês anterior e, mesmo com pequena queda em relação ao ano anterior, colocam o acumulado do ano acima de 5%.

Pesquisa Pyxis Consumo, do Ibope, divulgada em 2014, indica que, neste ano, os brasileiros devem gastar mais de R$ 10,05 bilhões com produtos de cama, mesa e banho, volume 6% superior ao de 2013.

Em que pesem os prognósticos de crescimento irrisório em 2015, o varejo continua desenvolvendo-se e apresentando números que impressionam. Hipermercados e supermercados somam quase 84 mil lojas no território brasileiro e contabilizam cerca de 1 milhão de funcionários, por exemplo. Uma única rede pode disponibilizar, em seu mix de produtos, mais de 70 mil itens e processar mais de meio milhão de transações por dia.

A realidade do varejo brasileiro responde por desenvolvimento em diversos outros segmentos da economia nacional. A velocidade de expansão das redes, com abertura contínua de novos pontos de venda, estimula a modernização tecnológica e gera problemas relacionados a instrumentos e processos de gestão. Desse modo, alimenta o desafio de manter a qualidade das informações, complexidade diretamente proporcional ao nível de pulverização do negócio.

Em um cenário dinâmico como esse, é fundamental estar preparado para o futuro e para a competitividade sempre ascendente, que atrai players internacionais de olho nos milhões de consumidores. Quem estiver à frente, colherá melhores e maiores resultados.
A situação se torna ainda mais complexa devido ao elevado volume de informações que são gerados diariamente e que precisa ser devidamente organizado e contabilizado. Também há necessidade de excelência na gestão e no controle do negócio, até como forma de planejar investimentos e entender os ganhos e as perdas, buscando oportunidades competitivas. O desafio é identificar cada etapa do processo, sem perder nada nem arranjar justificativas referente aos processos de trabalho.

Se a gestão é alinhada, ela se torna mais assertiva, favorecendo a coesão entre manutenção do alinhamento e estratégia da organização, beneficiando o diálogo com investidores. Um dos principais gargalos é o volume de informações para administrar que, quanto maior e/ou mais pulverizado for o negócio, mais elevados são os riscos e a complexidade da gestão eficaz, pois essas milhares de transações envolvem produtos com classificações fiscais diferentes.

A falta de instrumental para gestão de processo influencia diretamente a lucratividade, pois, se há dúvidas quanto ao volume das operações, também não sabe-se exatamente quanto se ganha nem em que parte do processo se gasta mais nem como é possível diminuir custos. Ou seja, a conta fica aberta e impede a real mensuração dos resultados, impactando diretamente nos investimentos no próprio negócio, em possíveis reajustes salariais, na aquisição de equipamentos, entre outros benefícios que poderiam ser atribuídos. Porém, há impedimentos por ausência de visão panorâmica do todo o negócio.

A não utilização de sistemas e processos que melhorem a gestão acaba gerando informações não confiáveis, que impedem um fechamento mensal eficiente. O estudo Consumer Executive: Top of Mind 2013, realizado pela KPMG International e o The Consumer Goods Forum, credita os problemas mais comumente encontrados nas redes de varejo não apenas a sistemas de TI desatualizados e com interfaces não confiáveis, mas, também, a quebras no processo de  fechamento, decorrentes do alto volume  de transações e a atrasos nas  conciliações.

Nesse setor, ainda há muita resistência a soluções tecnologias focadas em negócio. As empresas que atuam no varejo ainda buscam outras formas para solucionar essas limitações, sem realmente conseguir resultados sustentáveis, capazes de sanar as carências e conferir eficácia ao processo, com mais segurança no reporte de informações aos stakeholders.

É necessária a certeza de que de nada adianta investir em soluções que visam a remediar os problemas. É fundamental que as organizações pensem a longo prazo e invistam em soluções escaláveis e que cresçam à medida que a organização se desenvolve e fica mais robusta. É preciso ser visionário e identificar aonde quer chegar e não apenas sanar o problema pontual. 

O caminho ideal passa pelo investimento em soluções de Business Process Management (BPM), também conhecidas como workflow e indicadas para controlar e gerenciar os processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

A seleção de um fornecedor dessas soluções escalonáveis e modulares, deve considerar a tradição no mercado, com cases de sucesso e que garantirão o pleno funcionamento da solução a favor do negócio, com profissionais qualificados, entre outros.

Esse olhar para o futuro envolve tecnologia atrelada ao negócio, pois mantendo o foco na necessidade de cada processo varejista é possível a tecnologia interferir positivamente e garantir a vantagem competitiva no mercado, atraindo a atenção de investidores estrangeiros para o mercado brasileiro, além de preparar o negócio para as demandas dos próximos anos.

Solução de BPM/Workflow: uma escolha sustentável

A resposta objetiva e direta à pergunta por que adotar solução de Business Process Management (BPM), feita por muitos executivos, é simples:  porque ele é fundamental para o crescimento sustentável das organizações.

No entanto, esse argumento não é suficiente para endossar a decisão dos gestores e nem para convencer os opositores. Mas há outros aspectos da sustentabilidade – ganhos em produtividade, aumento da qualidade, redução de custos operacionais etc. – que sensibiliza até os mais resistentes.

As diferentes visões sobre o que é e no que consiste BPM/Workflow também ajudam a tornar o cenário mais nebuloso. Para alguns, BPM/Workflow é apenas uma ferramenta de tecnologia e, por isso, nem sempre traz os resultados desejados; para outros é o redesenho de processos de forma desconectada da implementação desses mesmos processos. Nesses casos, o conceito utilizado está distante do real, pois BPM/Workflow permite padronizar processos corporativos, com ganhos em produtividade e eficiência. As soluções de BPM/Workflow servem ainda para medir, analisar e aperfeiçoar a gestão do negócio e dos processos do ponto de vista financeiro das empresas.

Gestão do negócio e de processos e aumento de produtividade e de eficiência são comuns a todas as empresas, independentemente dos produtos e dos serviços que ofertam ao mercado. Isso torna o BPM/Workflow um instrumento poderoso para as organizações, pois entre seus objetivos está o acompanhamento sistêmico de como os recursos (físicos, financeiros, humanos, tecnológicos etc.) de uma organização, a partir da definição de prioridades, são alocados e convertidos em ações operacionais na busca das metas organizacionais.

Em outras palavras: o BPM/Workflow permite análise, definição, execução, monitoramento e administração de processos, incluindo o suporte para a interação entre pessoas e aplicações informatizadas diversas. As soluções de BPM/Workflow têm o propósito de otimizar a gestão do negócio e processos. Acima de tudo, possibilita transformar as regras de negócio, que podem ser criadas e informatizadas pelas próprias áreas de gestão, sem interferência das áreas técnicas, e dispensa o conhecimento de programação, padronizando assim processos corporativos em poucos minutos.

Mais do que um sistema, BPM/Workflow é uma metodologia que une gestão de negócios e　tecnologia da informação　com foco na otimização de resultados das organizações por meio da melhoria e/ou reorganização dos processos.

Em resposta aos investimentos praticados, a metodologia simplifica o fluxo de trabalho dos processos considerados gargalos dentro das organizações, garantindo a competitividade no mercado e aumentando a percepção de valor de clientes e fornecedores. Favorece, também, a tomada de decisões mais assertivas, rápidas e seguras com base em informações atualizadas e disponíveis a qualquer momento, permitindo visão panorâmica e controle de todos os processos de trabalho. Possibilita, ainda, alinhar estratégias e objetivos das empresas.

Outro ganho significativo envolve a rastreabilidade dos processos e a possibilidade de identificar melhorias em etapas consideradas críticas, obtendo uma gestão transparente contribuindo na otimização de resultados e na alta performance da empresa. A ele soma-se a facilitação do entendimento do papel e da responsabilidade de cada colaborador dentro da equipe, pois a padronização aumenta a participação e o envolvimento dos profissionais, diminuindo retrabalhos e maximizando a entrega das atividades.

A visibilidade e o controle dos processos que contam com etapas automatizadas, ou seja, executadas por uma solução de BPM/Workflow, muitas vezes sem nenhuma interação de pessoas, são elencados entre os benefícios.

Uma solução de BPM/Workflow de última geração faz uso de ferramentas de controle de acesso capazes de garantir que informações e documentos estejam disponíveis somente às pessoas autorizadas, com suporte à criptografia de dados utilizando SSL (Secure Sockets Layer).  Dispõe de interfaces para modelagem e documentação de processos, utilizando, para isso, ferramentas de desenho totalmente web, com elementos baseados em padrão mundial: a notação BPMN. Tal recurso torna possível agilizar o desenho de todo o processo, diminuindo o tempo para adoção de uma gestão mais estratégica e automatizada, favorecendo a criação de ações e a parametrização das funcionalidades em cada etapa do processo, como por exemplo, prazos de execução, denominação de responsáveis, entre outras adequações à produtividade de cada negócio.

Além disso, integra suporte à gestão de documentos (ECM/ GED), permite assinatura digital, aloca atores nominalmente ou baseado em papéis, define atividades do tipo “humanas” e “computacionais”, faz a publicação de manuais e/ou procedimentos na internet/intranet, assim como encaminhamento de atividades para outros usuários (ad-hoc), emissão de relatórios para acompanhamento e indicadores de performance em tempo real, integração de sistemas via webservices ou acesso a fonte de dados e com ferramentas de correio eletrônico.

Os benefícios refletem-se também nos clientes, pois a solução interfere diretamente no processo do negócio, ampliando a qualidade percebida da gestão, dos produtos e dos serviços prestados, com melhorias significativas nas vendas e no faturamento das organizações.

Todos esses ganhos vêm paulatinamente sendo percebidos pelos gestores. Mesmo assim, a utilização da metodologia e tecnologia de BPM/workflow ainda é insipiente e deve crescer nos próximos anos de forma sensível, pois garante o foco no negócio e a perpetuação da atividade, com reflexos sobre os resultados econômicos, comerciais e sociais das organizações.

Cloud Computing gera economia e preserva o meio ambiente

Estudo da Global e-Sustainability Initiative (GeSI) realizado com 11 países, em 2013, comprovou que o uso de serviços de e-mail na nuvem, CRM e groupware podem eliminar as emissões anuais de 4,5 milhões de toneladas de CO2, volume equivalente às emissões de 1,7 milhões de veículos rodando nas grandes cidades. Esse total também corresponde a 2% da pegada de carbono total da área de TI nos países pesquisados: Brasil, Canadá, China, República Checa, França, Alemanha, Indonésia, Polônia, Portugal, Reino Unido e Suécia.

Outro dado interessante detectado pela pesquisa é que a utilização de serviços multicliente baseados em nuvem é capaz de reduzir em até 92% o número de servidores instalados internamente nas empresas.

Ao levar em conta os países analisados pelo estudo da GeSI, a popularização do uso da nuvem pode permitir economia de R$ 2,2 bilhões, sendo que se essa utilização for comum “a maioria das empresas em todo o mundo, seriam eliminadas 9,1 gigatoneladas de emissões de CO2 e economizado US$ 1,9 bilhão apenas com os custos de energia em 2020.

Inclusão social, agilidade, flexibilidade e segurança são aspectos beneficiados positivamente pelo modelo de cloud computing de acordo com estudo divulgado pela Microsoft neste ano.  O levantamento sinaliza que até 2015, 7 milhões de novos empregos serão gerados em função da nuvem e mostra que a economia proporcionada vem despertando o interesse das PMEs.

Juntas, essas informações podem contribuir com os gestores e as empresas com preocupação social e ambiental na decisão pelo uso de provedor próprio ou de soluções em cloud computing.

No entanto, as vantagens também são internas às empresas que optam em computação na nuvem, principalmente ao agregar soluções de BPM/Workflow ou mesmo ECM/GED.

5 vantagens para uso de soluções em Cloud Computing:

Facilidade na comunicação e mobilidade: – Independentemente de a captura na ponta ser centralizada ou descentralizada, desde o início do processo há ganhos. Por exemplo, as filiais não precisam mais enviar malotes, cartas via Correios, entre outras formas de envio com os documentos físicos, pois, em qualquer local, os documentos podem ser digitalizados e as informações serão extraídas automaticamente, alimentando um repositório central. Desse modo, em poucos minutos, a matriz tem as informações de todas as filiais. Além disso, todo o processo é simples e fácil; e o acesso a documentos e informações pode ser feito a qualquer momento, de qualquer local do mundo, em qualquer equipamento, necessitando, apenas, de uma conexão de internet.

Aumento da produtividade: – o foco de toda a empresa passa a ser o negócio. Com a economia de tempo gasto na administração da infraestrutura de TI, ideias e orçamentos podem ser explorados com atenção direcionada a estratégias de crescimento e geração de novos negócios. E mais: favorece a aproximação de todos os funcionários e clientes que precisam compartilhar documentos e informações, executando tarefas colaborativas em um ambiente seguro e eficiente na web.

Redução de custos: – como gestão e manutenção da plataforma são de responsabilidade do fornecedor do serviço, a empresa reduz seus custos operacionais; também é reduzido o investimento em bens de capital fixo (Capex) e os gastos gerais com TI diminui, assim como alivia a carga da área de TI de administrar aplicações, infraestrutura e usuários de desktop, liberando tempo e recursos para soluções criativas e inovadoras.

Agilidade e mais negócios: - Mais velocidade é sinônimo de lucro. Não é possível medir as perdas de um negócio não realizado, mas, sim, as novas oportunidades proporcionadas pela virtualização de servidores e o uso de soluções em nuvem, com menos recursos. Isso permite às organizações acelerar suas operações e ganhar competitividade

Segurança: – os serviços de computação em nuvem rodam em plataformas eficientes de alta disponibilidade e são gerenciados por especialistas certificados. Tecnologia de nuvem garante que, no caso de um servidor físico falhar, o servidor virtual não será afetado, pois conta com a disponibilidade de uma plataforma de alto desempenho sob responsabilidade do fornecedor do serviço. O acesso aos documentos e informações também pode ser hierarquizado e incorporar ferramentas que dificultem om acesso de pessoas não autorizadas, como biometria, por exemplo.

Oportunidades na crise

Muito se tem falado em crise no Brasil e no mundo. Em 2014, o cenário, em comparação aos últimos anos, não foi dos melhores e talvez 2015 também não o seja.

No final dos anos 80, a então União das Repúblicas Socialistas Soviéticas (URSS) iniciava seu processo de abertura econômica. Gorbachev, seu presidente à época, julgou estar no momento de os membros do Partido Comunista conhecerem as regras do capitalismo e, ao invés de fazer uma palestra ou convidar um especialista para explanar sobre o tema, resolveu distribuir entre seus pares um jogo que incorporava os conceitos capitalistas, expressos pela compra e venda de imóveis e espaços em áreas dentro de uma cidade fictícia: Banco Imobiliário ou Monopoly.

O curioso deste símbolo capitalista é seu surgimento exatamente em uma das piores fases da história mundial, mais exatamente da norte-americana: a Grande Depressão de 1929. Em meio àquela crise, um engenheiro da Pensilvânia – de nome Charles Darrow – tinha acabado de ser demitido. Certo dia, precisando, mais do que ocupar seu dia a dia, entreter seus lhos enquanto sua esposa cozinhava, lembrou-se de um passatempo interessante que conhecera no trabalho, com regras que simulavam negociar imóveis por valores fictícios. Pensando no divertimento das crianças, desenhou uma cidade com casas e prédios e definiu algumas regras.

A diversão não só conquistou seus filhos e esposa, como também vizinhos e amigos. Com aceitação, e tentando resolver sua situação de desemprego, procurou o principal fabricante de jogos e brinquedos da região, que não se animou com a ideia, achando o jogo chato com regras complicadas e confusas, sem a menor chance de fazer sucesso no mercado.

Sem desanimar, Darrow resolveu produzir o jogo por conta própria. Reuniu familiares e amigos também desempregados devido à crise. Inicialmente foram fabricadas 5.000 unidades, negociadas com uma loja de departamentos local. Rapidamente o estoque acabou.

Desse modo, o jogo passou a ser produzido em larga escala pela mesma empresa que inicialmente desacreditou o projeto, conquistou o mundo e, hoje, é fabricado em 80 países, 26 idiomas, em formato tradicional – papel ou eletrônico – com estimativa de mais de 500 milhões de usuários.

Esse é apenas um resumo das muitas histórias que já li sobre fracassos e sucessos, desafios superados, oportunidades criadas em momentos e situações inimagináveis. Em comum, todas possuem a mesma “moral da história”: não importa quão profunda seja uma crise, qual o tamanho de um fracasso, sempre haverá espaço para a criatividade, para pessoas que acreditam em suas ideias, suas forças, suas capacidades, e possuam coragem e determinação para driblar as adversidades que lhe são impostas, encontrando, ou criando, novas oportunidades.

Crises vão e vem, em maior ou menor intensidade, em diferentes momentos e regiões, em nossas vidas profissionais ou pessoal, mas sempre serão passageiras. Cabe-nos acreditar que somos capazes de encontrar Oportunidades na Crise.